Nie od dziś wiadomo iż negocjacje z Japończykami nie należą do łatwych. Od samego początku aż do podpisania kontraktu mijają miesiące, a czasem lata. Jednak sam proces implementacji jest znacznie sprawniejszy niż na Zachodzie. Japończycy myślą długofalowo, czego z kolei nie rozumieją negocjatorzy z Europy czy Stanów Zjednoczonych. Z pozoru łatwe przedsięwzięcia realizowane i przygotowywane są w perspektywie roku lub nawet dwóch. Zarówno w dziedzinie biznesu jak i kultury, całość planowana jest znacznie wcześniej. W zależności od rodzaju przedsięwzięcia zbiera się dane, informacje, opinie, po wielokroć je później analizując. Wszystko musi zostać wcześniej dobrze przemyślane, zbadane, zanalizowane i dopiero zatwierdzone. Często amerykańscy i europejscy koledzy tego nie pojmują, oskarżając Japończyków o brak dobrej woli.
Kluczową rolę w relacjach biznesowych z Japończykami odgrywa pierwszy kontakt. Nie ma możliwości załatwienia czegokolwiek pisemnie, mailowo czy telefonicznie. Preferuje się kontakty osobiste. W zależności od rodzaju spotkania, dobrze postrzegane jest, aby zostać przedstawionym stronie japońskiej przez osobę trzecią; najlepiej darzoną powszechnym szacunkiem. Sprawy wtedy mogą potoczyć się nieco sprawniej. W roli owego pośrednika może występować ambasada, organizacje handlowe czy rządowe. Przed spotkaniem dostarczyć drugiej stronie jak najwięcej dokumentacji dotyczącej naszej firmy lub przedsięwzięciu, jakie zamierzamy wspólnie realizować.
Następnym zagadnieniem jest język. Większość rozmów odbywa się w języku angielskim, jednak mali i średni przedsiębiorcy się nim nie posługują, zatem tłumacze są niezbędni. Mile widziane jest przez Japończyków, aby kontrahent był przygotowany do rozmów w języku japońskim. Aczkolwiek nawet to nie gwarantuje sukcesu. Jak wiadomo te same pojęcia mogą być tłumaczone na różne sposoby i oczywiście inaczej odbierane w zależności z jaką kulturą mamy w danej chwili do czynienia. I tak np. w Japonii zwrot „zobaczymy w przyszłości” w kulturze zachodniej odebrany zostanie pozytywnie, z kolei dla Japończyka oznacza ono raczej „nic z tego”. Wynika to z faktu iż Japończycy nie mówią bezpośrednio „nie”. Z tego też powodu mogą powstać nieporozumienia. Poza tym język japoński składa się z wieli niuansów, np. „hai” (はい) wcale nie musi oznaczać zgody, ale po prostu to iż Japończyk zrozumiał, co zostało powiedziane, ale niekoniecznie się z przedmówcą zgadza.Jak wspomniałam na wstępie, Japończycy preferują kontakty osobiste i nie lubią w trakcie negocjacji zmieniać partnera do rozmów. Nihonjin (日本人 ), stara się dobrze poznać swój odpowiednik po drugiej stronie, a najlepszą ku temu okazją są biznesowe lunche, kolacje czy inne spotkania towarzyskie Często wręcza się prezenty. Jednak nie należy ich mylić z przekupstwem. Wręczenia upominków wiąże się z odpowiednim rytuałem. Wskazane jest aby prezent przekazywać w bardziej prywatnych okolicznościach. Inaczej niż u nas nie otwiera się również podarunku przy wszystkich obecnych. Wszystko to ma na celu zmiękczenie przeciwnika. Z reguły zażenowani partnerzy idą na ustępstwa. Dodatkowo mile widziane jest, aby kontrahenci wyrażali zainteresowanie całą działalności firmy z którą chcą podpisać umowę, a nie jedynie wąskim aspektem, którego dotyczy kontrakt.
Przed wyjazdem do Japonii koniecznie należy zaopatrzyć się w wizytówki meishi (めいし).
To bardzo ważny atrybut każdego Japończyka. W Japonii niezmiernie ważna jest hierarchia. Nie inaczej jest w biznesie. Zorientować się w japońskiej hierarchii można właśnie dzięki wyminie meishi. To na niej oprócz nazwiska znajduje się zajmowane stanowisko. Wymiana wizytówek stanowi integralną część etykiety biznesu i narzuca pewne reguły jej wyglądu. Obecnie spotyka się wizytówki dwujęzyczne, które z jednej strony posiadają nadruk w języku japońskim, a z drugiej w języku angielskim.Etyka nakazuje też szczególny rytuał ich wymiany. Po otrzymaniu meishi japońskiego partnera, należy wręczyć mu swoją, co odbierane jest jako chęć rzeczywistego nawiązania kontaktu. Wręcza się je i odbiera (zawsze) oburącz, odwrócona napisem w stronę partnera, a tę otrzymaną powinno się położyć na stole, aby towarzyszyła nam podczas całego spotkania. Odbierając wizytówkę nie dotykamy liter na nich, chwytamy ją niejako z boku oburącz. Dobrze jest również przeczytać jej zawartość na głos. Absolutnie nie należy jej chować do kieszeni, gnieść czy bawić się nią lub pisać na niej – to wyraz braku szacunku, a wręcz zniewaga.
Poniżej kilka obowiązkowych zwrotów:
· – kiedy wręczamy wizytówkę:
„shamei しゃめい– bushomei ぶしょめい – furunenemu フルネーム– mówimy najpierw nazwę firmy, nazwę działu, swoje nazwisko – głośno i wyraźnie
· – kiedy otrzymujemy wizytówkę:
„chodai itashimasu” 頂戴いたしょます
· – zazwyczaj to wyższy rangą wręcza pierwszy wizytówkę, zatem wtedy powiemy (jako niższy):
„o saki ni itadaite moushiwake arimasen” お先にいただいて申し訳ありません
W źródłach umieściłam dwa filmiki z wymianą wizytówek i przyjmowaniem gościa japońskiego w biurze in „american style”
Zwieńczeniem negocjacji jest naturalnie kontrakt. W Japonii traktowany jest on jedynie jako skrawek papieru, który podsumowuje porozumienie ustne. Japończycy nie przywiązują zbytniej wagi do szczegółów w trakcie konstruowania umowy, rzadko też radzą się prawników. Zdarza się, że po podpisaniu kontraktu nie wypełnia się jego zapisów, ale nawet takie nieporozumienia wynikające z odmiennej interpretacji postanowień starają się rozwiązać na drodze rozmów. Istotniejsze są ustalenia ustne. Od wieków uznawano je za obowiązujące normy życia codziennego. Było rzeczą naturalną, iż umawiające się strony postępowały honorowo, nie łamały obowiązujących praw zwyczajowych, gdyż ich nieprzestrzeganie narażało na „utratę twarzy” i pociągało za sobą wykluczenie ze wspólnoty.
W następnym artykule przedstawię Wam kilka fundamentalnych zasad dotyczących pertraktowania i kontaktów z Japończykami.
Karina Zalewska
Źródła:
· https://www.youtube.com/watch?v=J8bG2Lb5fv8 tutorial
· https://www.youtube.com/watch?v=CJjdvJfbIQQ tutorial
· http://www.decydent.pl/archiwum/wydanie_41/azjatycka-specyfika_1091.html
· http://www.decydent.pl/archiwum/wydanie_39/azjatycka-specyfika_1091.html
· http://www.japan-guide.com/e/e622.html
· http://www.internations.org/japan-expats/guide
· http://www.your-book.co.uk/meishi.htm
· http://executivesjapan.com/japanese-business-meeting-etiquette/
· http://teikokublog.com/2012/06/25/how-to-exchange-business-card-in-japan